Archivage des factures pour auto-entrepreneur : obligations et outils
L'archivage des factures est une obligation legale pour les auto-entrepreneurs. En cas de controle fiscal, vous devez etre en mesure de presenter vos factures clients et fournisseurs. Voici ce que la loi impose et comment s'y conformer facilement.
Duree de conservation obligatoire
En France, les factures doivent etre conservees pendant 10 ans (article L123-22 du Code de commerce). Ce delai court a partir de la date de la facture, pas de la date de paiement.
Les auto-entrepreneurs en regime micro-BNC (professions liberales) doivent conserver leurs pieces justificatives pendant 6 ans pour les eventuels controles fiscaux de l'administration.
- Commerce et prestations de services : 10 ans
- Documents fiscaux : 6 ans (prescription fiscale)
- Contrats : 5 ans apres la fin du contrat
- Par securite, conservez tout 10 ans
Format de conservation numerique
La loi francaise accepte la conservation numerique des factures a condition que leur authenticite, leur lisibilite et leur integrite soient garanties. Pour les factures electroniques, le PDF/A (PDF Archive) est le format recommande : il est concu pour la conservation a long terme.
Conservez vos factures dans un format immuable (pas dans un fichier Word ou tableur modifiable). Le PDF est le minimum. Le PDF/A est l'ideal pour une conformite maximale.
Organiser et retrouver ses factures facilement
Organisez vos factures par annee et par type (clients ou fournisseurs). Un dossier /Factures/2026/Clients/ et /Factures/2026/Fournisseurs/ est suffisant.
Numerotez vos factures clients sequentiellement (F2026-001, F2026-002...) et conservez cette reference dans le nom du fichier. Vous retrouvez n'importe quelle facture en quelques secondes.
Notre verdict
Conservez vos factures en PDF dans une structure de dossiers claire dans votre cloud. 10 ans de conservation, format immuable, sauvegarde sur deux supports differents. Ces trois regles suffisent pour etre en conformite.
Questions fréquentes
Peut-on jeter les factures papier une fois numérisées ?
Cela depend de l'origine de la facture. Les factures electroniques natives peuvent etre archivees uniquement en numerique. Les factures papier numérisées devraient idealement etre conservees en original, mais l'administration accepte generalement les scans lisibles.
Mon logiciel de facturation archive-t-il mes factures automatiquement ?
La plupart des logiciels de facturation (Freebe, Pennylane, Tiime) archiven vos factures dans leur plateforme. Exportez quand meme vos factures regulierement en local pour ne pas dependre d'un seul service.
Que faire si je perds des factures ?
Contactez vos fournisseurs pour obtenir des duplicatas. Pour vos factures clients, votre logiciel de facturation en conserve une copie. En cas de controle fiscal, informez l'administration et presentez les duplicatas disponibles.